Voorop staat altijd de kwaliteit van het product

Als Scrum Master faciliteerde ik eens een refinement sessie die niet lekker liep.  Refinement sessies kunnen naast het Scrum framework plaatsvinden tussen het team en de Product Owner, om zo gezamenlijk de backlog voor te bereiden op de komende sprints.

Bas en Alexander, namen zijn gefingeerd, waren het duidelijk niet met elkaar eens over een nieuw in te bouwen functionaliteit die te maken had met rollen en autorisaties binnen de applicatie. Deze functionaliteit was sterk bepalend voor de kwaliteit van de applicatie. De kwaliteit waaraan opleveringen moeten voldoen, wordt binnen de Definition of Done bewaakt. In dit geval waren er regels opgesteld vanuit het oogpunt van architectuur.

Alexander interpreteerde de invulling van de kwaliteitseisen uit de Definition of Done anders dan dat Bas dit deed. Hoewel zij beiden kennis hadden gemaakt met de nieuwe COIN feedbacktechniek ( Context, Observation, Impact and Next Steps), maakten zij daar nu geen gebruik van. Beiden spraken elkaar persoonlijk en verwijtend aan en meermalen lieten zij elkaar niet uitspreken. Hierdoor liep de discussie hoog op. Uiteindelijk verliet Bas de kamer, de rest van het team verbouwereerd achterlatend. Uit het team kwam toen de vraag: “Hoe moet het nu verder met het refinement?” Samen met de rest van het team besloot ik de sessie vijf minuten te schorsen. Niemand voelde zich er prettig bij wanneer Bas niet bij het besluit betrokken zou zijn, omdat het impact had op al het werk van de komende sprints. Vandaar dat verder heel het refinement werd uitgesteld.

Hoe het goed kwam

Als Scrum Master is het mijn taak om te bemiddelen. Nadat we de kamer verlieten, liep ik op met Alexander om zijn houding te peilen ten opzichte van een gesprek met Bas. Alexander toonde zich positief en opgelucht dat zich een mogelijkheid voordeed om zaken naar Bas uit te kunnen spreken.

Daarna zocht ik Bas op. “Ik wil gewoon gehoord worden”, zei hij: “Ik had het gevoel dat er naar mijn feedback niet geluisterd werd”. Nadat hij zijn voornaamste zorgen had uitgesproken, plande ik een afspraak op neutraal terrein voor ons drieën.

Het gesprek

Voorafgaand aan dit gesprek benadrukte ik mijn eigen neutraliteit: het ging er namelijk niet om wat ik van de kwestie dacht. Het doel van dit gesprek was dat beide partijen weer naar elkaar gingen luisteren om zo op een constructieve manier met elkaar in discussie te kunnen gaan zodat ze gezamenlijk tot oplossingen zouden komen. Ook vroeg ik aandacht voor de vertrouwelijkheid van het gesprek. Alles wat hier zou worden gezegd, zou binnen de muren van de kamer blijven tenzij gezamenlijk anders overeengekomen. Eerst liet ik Bas kort aan het woord om te vertellen waarom hij de kamer had verlaten. Daarna was het de beurt aan Alexander. In eerste instantie praatten de mannen enkel tegen mij en niet tegen elkaar. Het is gebruikelijk aan het begin van een bemiddelingsgesprek dat partijen niet rechtstreeks met elkaar praten. Het is zaak hetgeen gezegd is, vooral dan kort en neutraal samen te vatten en te checken bij de spreker met “klopt dit?” Zorg er ook voor dat beiden evenveel spreektijd hebben. 

Nadat ze allebei aan het woord waren geweest, bleek dat zij beiden conclusies deels ten onrechte getrokken hadden op basis van een andere interpretatie van feiten. Het werkt goed om als bemiddelaar vragen en bewoordingen te kiezen met betrekking tot het ‘nu’ en de ‘toekomst’. In deze fase van het gesprek verlegde ik met vragen naar het gezamenlijk doel, de focus naar de toekomst. Vanuit het gezamenlijk doel, de productkwaliteit, kwamen zij verrassend snel met ideeën hierover. Ik zorgde er wel voor dat er inhoudelijk afspraken kwamen over de manier waarop zij onderling zouden communiceren. Zo ontstond er een basis voor samenwerking waarmee zij verder konden.

Verrassende wending

De oplossing werd door hen beiden voorgesteld aan het team, die deze omarmden. In de volgende sprint planningssessie ontstonden levendige, constructieve discussies. Bas en Alexander maakten zich gezamenlijk hard voor het opnemen van backlogitems in de sprint, voor het oplossen van technische achterstand. De sfeer tussen de twee en ook in het hele team was merkbaar verbeterd. Daarbij heeft het oplossen van de technische achterstand, de hoeveelheid opgeleverd werk per sprint structureel verhoogd.

- 'Uiteindelijk gaat het om het gezamenlijk belang, om zonder stress met elkaar om te kunnen gaan.'

Voorwaarden en tips

Het is niet altijd mogelijk om het met elkaar eens te zijn. Toch is het van belang dat het team tot eenduidige besluiten komt. Het kan nooit zo zijn dat de één gelijk heeft en de ander niet. Dit betekent dat teamleden omwille van het teambelang bereid moeten zijn de hand naar elkaar uit te steken. Dit begint bij de twee teamleden onderling. Wil jij ook de lijm zijn binnen jouw Scrum Team? Dan heb ik hier de volgende tips voor jouw grondhouding:

• Geef de beide partijen evenveel tijd om te praten. Wanneer je zelf wordt aangesproken houd je je ‘dom’, je doet geen aannames.
• Zorg ervoor dat beide partijen hun eigen verhaal vertellen. Knik bemoedigend en vraag neutraal door op uitspraken die oordelend zijn. De term ‘lui’ hoort hierbij, je verdedigt niets en maakt geen conclusies aangaande de inhoud.
• Let erop; het gaat erom dat de twee partijen aan de bemiddelingstafel er samen uitkomen. Houd dus jouw eigen mening voor je. Je bent neutraal, ‘dakloos’ dus niet voor de ene of voor de andere partij.
• Zorg dat het gesprek eindigt met afspraken waaraan beide partijen zich gaan houden.